C’è stato un omicidio in città: è appena morta la produttività. La lista dei sospettati si è ridotta a 4: serial killer spietati che vanno in giro per uffici, case, co-working e sedi aziendali a minacciare il tempo e la concentrazione di milioni di lavoratori.

John Rampton, imprenditore americano, fondatore e vice presidente di Adogy, agenzia di comunicazione di Palo Alto, ha avviato le indagini con costanza meticolosa.

«Negli ultimi mesi ho avuto TROPPE cose da fare. Malgrado ciò ho continuato a sbattere la testa a destra e a sinistra, facendo errori e sprecando molto tempo. Un comportamento inaccettabile per chi, come me, è proprietario di un’azienda. C’è gente che fa affidamento sul mio lavoro e la procrastinazione non è un’opzione percorribile. Questo periodo però mi ha portato a riflettere su ciò che uccide la mia produttività»

Le email: prime killer della produttività

Le prime indiziate sono ovviamente le email. Mediamente, ogni giorno, vengono inviate circa 200 miliardi di email nel mondo. Duecento miliardi. L’impiegato medio controlla la propria mail circa 36 volte l’ora. Può sembrare un numero eccessivo, ma in realtà lo facciamo tutti. E lo sappiamo bene.

Le notifiche delle email, forse ancor più di quelle dei social, sono una delle fonti principali di distrazione. Perché? Perché in un certo senso siamo obbligati a guardarle: potrebbero essere la comunicazione importante di un cliente, o del proprio capo.

In realtà, molto spesso ci ritroviamo a leggere le ultime offerte su Groupon o una newsletter con le notizie del giorno. E quando le apriamo, finiamo per andare sul sito a cui rimandano, perdendo altro tempo. Succede nella gran parte dei casi.

Contro le email che uccidono la produttività Rampton propone tre soluzioni:

• Installare un filtro che limita l’arrivo di messaggi poco importanti
• Limitare il controllo delle email solo ad alcuni momenti specifici della giornata: puoi stabilire, per esempio, delle finestre temporali di 20 minuti, 3 volte al giorno, in cui leggere e rispondere alle mail.
• Togliere le notifiche alle mail, se proprio non riesci a resistere alla “tentazione”.

Social Network e produttività

Social Network, croce e delizia: grande possibilità di connessione con il mondo, ottima opportunità per business e attività commerciali, fonte di notizie fresche e interessanti… ma anche fonte imperitura di distrazione. In media, passiamo sui social network 118 minuti al giorno: quasi due ore.

Anche in questo caso il consiglio è di ridurre il numero di volte in cui li consultiamo. Se è necessario usarli per lavoro, ma non vogliamo che distruggano completamente la nostra attenzione, possiamo utilizzare programmi come Hootsuite, su cui possiamo programmare tutti i post in anticipo.

Le to-do-list fanno bene alla produttività?

Se fatte bene, sì. Se sono troppo lunghe no.

«Una to-do-list può salvarti la vita, riducendo lo stress e l’ansia che nascono dal non ricordare tutto quello che dobbiamo fare. Possono poi aiutarti a capire quali sono i compiti più urgenti e importanti», spiega Rampton.

Bisogna però cercare di ridurle al minimo indispensabile, per evitare di affogare in un mare d’impegni. L’imprenditore americano consiglia una lista di massimo 3 compiti, ogni giorno. Un’altra dritta: scrivi la to-do-list la sera prima, così al mattino potrai attaccare subito, senza distrarti ulteriormente.

Fare troppe cose insieme uccide la produttività

Su questo punto, Rampton utilizza le parole di Guy Winch, psicologo e autore di volumi sull’auto-aiuto. Winch spiega che il multitasking non funziona e anzi uccide la nostra concentrazione:

«Il nostro cervello ha una quantità finita di attenzione e produttività: se stiamo lavorando su un compito specifico, questo ne utilizzerà più della metà. Non ne resterà molta per altre cose, fatta eccezione per compiti automatici come camminare o masticare una gomma».

Prova a fare una cosa per volta: sposta la tua attenzione solo quando avrai finito la prima attività.